Nella compilazione dell'elenco dei manoscritti si è deciso di mantenere l'ordine in cui essi si trovavano, tranne rarissimi casi relativi ad appunti che erano evidentemente fuori posto.
All'interno di ogni busta sono state numerate le singole unità archivistiche e per quei documenti che si riferivano allo stesso oggetto si è usato un unico numero, seguito da una lettera distintiva, dove invece erano stati precedentemente legati insieme più documenti, ne è stata segnalata l'articolazione interna mediante il segno "+".
L'identificazione dell'unità si compone dei seguenti elementi: - 1) tipologia del manoscritto, spesso indicata da un'abbreviazione (app.=appunti, rel.=relazione, art.=articolo, sag.=saggio, mon.=monografia, cap.=capitolo di una monografia, risp.=articolo di risposta ad un'inchiesta o ad un interlocutore); - 2) titolo originale o incipit, se il titolo manca; - 3) data; - 4) numero della carte; - 5) indicazione della pubblicazione, tra parentesi tonde, mediante il numero progressivo - preceduto da "bibl." - utilizzato nella Bibliografia curata da Franco Tamassia, "L'opera di Ugo Spirito", Roma 1986.
Poiché Spirito ha spesso riutilizzato i suoi scritti in più pubblicazioni è stata indicata solo la prima opera, in ordine di edizione, seguita da "ecc." ad indicare che è necessario verificare nella Bibliografia, al numero indicato, i rinvii alle altre pubblicazioni. Invece l'indicazione "cfr. bibl." segnala che non si tratta dell'opera pubblicata, ma che il manoscritto si ricollega in qualche modo ad essa. Sempre tra parentesi vengono date indicazioni aggiuntive quali, ad esempio, la variazione del titolo rispetto al manoscritto, il titolo e la data del Convegno nel quale è stato pronunciato l'intervento, rimandi a documenti contenuti in altre buste e così via.