L'Ufficio Spes ricopriva uno dei ruoli di maggior rilevanza per la vita del partito politico.
A partire dal 1949 risulta essere costituito da un nucleo centrale e come responsabile un dirigente, nella persona di Carlo Danè, che vi ha prestato la sua opera fino ai primi anni '90, attorno al quale operava una struttura complessa ed articolata in diversi uffici che insieme organizzavano l'attività di propaganda e curavano i contatti con la stampa e con gli altri mezzi d'informazione.
Questo ufficio ha prodotto, sin dall'inizio e per anni, semplicemente della documentazione per gli usi immediati della propaganda politica per la quale fungeva in pratica da supporto documentale fornendo, ad esempio, dati sull'opera di ricostruzione e sull'economia del Paese, oppure rilevando e segnalando errori e contraddizioni degli altri partiti, o ricordando quello che avevano detto su un certo tema vai personaggi di spicco dell'epoca quali ad esempio De Gasperi e Togliatti.
Naturalmente per poter adempiere a questo tipo di compito la Spes si doveva assicurare delle fonti interne ed esterne valide rappresentate soprattutto dalla pubblicistica quotidiana e periodica, dagli uffici stampa e studi dei ministeri e da materiale bibliografico.
Si provvedeva anche a raccogliere e conservare il materiale prodotto nelle varie articolazioni centrali e periferiche della Dc e che pubblicavano e producevano (opuscoli, manifesti, atti
di convegni), ma soprattutto di raccogliere e conservare le collezioni della stampa quotidiana e periodica.
Il graduale passaggio da una pura e semplice condizione passiva di recettore ad una ricerca attiva più mirata, non solo di mera utilità propagandistica (per esempio sulla storia del Partito polare o su Luigi Sturzo, sulla Resistenza o sui problemi del Mezzogiorno) diedero luogo al formarsi di un ingente archivio, abbastanza eterogeneo e certamente prezioso.
Questo così variegato accumulo di materiale cartaceo, mentre poneva ad una struttura non nata ed attrezzata per fini prettamente archivistici ovvi problemi di spazio, cioè di una collocazione che non fosse sbrigativamente quella di una cantina o di un solaio, come talvolta era accaduto, richiedeva anche, ai fini di una frequente e rapida fruizione, problemi di indicizzazione e di catalogazione, senza dimenticare la necessità di una selezione del materiale, a volte indispensabile per un periodico alleggerimento che privilegiasse la qualità sulla quantità e problemi di riproduzione dei documenti, cioè di fotocopiatura e microfilmatura. Sono queste alcune delle difficoltà che l'Ufficio Spes si trovò ad affrontare.
A questo punto si aprì il discorso sulla necessità di costituire un' archivio storico. Mentre l'ufficio Spes operava nel senso e nei limiti descritti, il problema del vero e proprio archivio venne finalmente preso in considerazione nel 1990, allorché il segretario politico in carica in quel momento istituì presso la Direzione nazionale l'Ufficio dell'archivio storico e ne nominò responsabile Gabriella Fanello Marcucci, la quale avviò un primo serio lavoro di inventario e di riordino.
Quando la Dc vide perdere gran parte della sua forma-partito e della sua struttura burocratica centrale e praticamente scomparire, l'Ufficio Spes cessò la sua attività ed il materiale raccolto in tanti anni di lavoro venne in parte smembrato.

Attualmente l'archivio della Dc è conservato presso l'Istituto Luigi Sturzo dal 1994, anno in cui il Partito popolare italiano, erede del disciolto partito della Democrazia cristiana, versò le carte in base ad una convenzione stipulata dall'allora segretario politico del Partito popolare italiano, Rocco Buttiglione con il presidente dell'Istituto, Gabriele De Rosa.
Il progetto di recupero, tuttavia, trovò un limite nella molteplicità delle fonti da cui sollecitare il versamento, se poi non si considera il fatto che ogni organo o ufficio interno raccoglieva le carte in modo più o meno accurato e la documentazione che non serviva più all'uso corrente, non esistendo delle regole prefissate e comuni per la conservazione delle carte.
In seguito al trasferimento avvenuto nel novembre del 1994, l'archivio tutto venne dichiarato di notevole interesse storico dalla Soprintendenza archivistica del Lazio.

I criteri scientifici utilizzati per l'inventariazione si basano sui principi di descrizione archivistica riconosciuti e condivisi dalla tradizione italiana e dalle regole dettate dagli standard internazionali ISAAR(CPF) e ISAD.

Rispetto all'ampio spettro di attività svolte dalla Spes la documentazione raccolta nelle serie giunte insieme al materiale degli organi centrali Dc ne costituisce solo una minima parte. Essa, infatti, soprattutto nei primi anni di vita della Dc, anche per la circostanza che il dirigente dell'ufficio era spesso contemporaneamente il vicesegretario del partito, assunse una centralità e un'importanza notevoli nella gestione di diverse competenze: propaganda del partito, contatti con la stampa e con altri mezzi di informazione.

Documentazione a stampa sui governi . La documentazione in oggetto comprende prevalentemente materiale a stampa (opuscoli contenenti i programmi di governo, profili biografici dei ministri ecc.) e rassegna stampa sui governi presieduti da esponenti democristiani nel periodo fra il 1960 e il 1969.

Statuto del partito . Si tratta di fascicoli relativi alle discussioni scaturite nel corso di successive fasi di revisione del testo dello statuto contenenti solo in parte le diverse proposte di modifica e le testimonianze dei dibattiti per l'introduzione di innovazioni negli articoli statutari.
La documentazione preparatoria agli interventi sullo statuto (proposte, votazioni, relazioni) si trova infatti più facilmente fra le carte della Segreteria politica. Qui si conservano prevalentemente tracce degli echi che le proposte di riforma avevano sulla stampa (rassegna stampa) e una raccolta dei testi degli statuti dal 1944 al 1984.

Tesseramento . La sottoserie piuttosto incompleta contiene documenti relativi all'attività di tesseramento esercitata dal partito attraverso campagne annuali. Si conserva, tra l'altro, una raccolta di riproduzioni delle tessere dal 1944 al 1985 e originali di tessere dal 1959 al 1987 (con alcune lacune) e gli opuscoli delle campagne annuali di tesseramento dal 1958 al 1988.
Anche in questo caso si tratta di documentazione incompleta che è possibile integrare, in parte, con la consultazione di fascicoli presenti all'interno delle diverse segreterie.

Feste dell'amicizia. Nel 1977 la Democrazia cristiana inaugura la serie di Feste nazionali dell'amicizia come momento di dibattito sui temi di maggiore attualità, contatto con l'esterno, occasione di proselitismo e autofinanziamento, sull'esempio delle Feste annuali dell'Unità promosse dal Partito comunista italiano. In questa sottoserie si trovano raccolti gli opuscoli prodotti in occasione delle feste dalla I (1977) alla XIV (1990), rassegna stampa e altro materiale a stampa.

Varie e personaggi. Raccolta di documentazione a stampa (ritagli di giornale e articoli) su personaggi della politica e della cultura di area cattolica e non.