Il primo registro, relativo agli anni 1842-1850, è di natura diversa rispetto ai successivi, anche se la stampigliatura apposta sul dorso dimostra che in seguito fu di fatto assimilato agli altri: è redatto dal sacerdote Rettore dell'Ospedale e non da personale sanitario e non è articolato in partizioni predefinite. Vi sono annotati, in stile discorsivo, i nomi dei ricoverati esistenti nell'anno in ordine alfabetico e la data del loro ingresso nell'ospedale. Spesso sono presenti anche altre osservazioni quali il loro eventuale soprannome, il mestiere, lo stato civile, note caratteristiche relative all'aspetto o alla malattia. E' sempre presente la notazione "morto" o "sortito" per quelli che non saranno registrati nell'anno successivo. Alla fine di ogni anno, fino al 1849 compreso, conclude l'elencazione la nota "contiene l'Individui che dirigono, quei ch'assistono, e quelli che in qualità di famigli servono e custodiscono li poveri dementi, e che domiciliano nell'ospedale".
A partire dal 1851 (anno della prima nomina di un medico alienista alla direzione dell'ospedale) la stesura dei registri si codifica e si uniforma. Gli statuti emanati dal commendatore del Santo Spirito nel febbraio 1870 ne confermarono in seguito l'uso e la tenuta, affidata al medico direttore, coadiuvato dal vicedirettore e dagli assistenti; in quella stessa sede (cap. II, art. 16) si specifica che i dati riportati sui registri servono a trarre notizie "opportune per la statistica generale che dovrà pubblicarsi ogni due anni". Anche dopo l'Unità la serie continua senza cesure né differenze tipologiche.
"La compilazione dei registri statistici di un Manicomio ben ordinato è una delle principali cure della Direzione Medica; cura per la quale la stessa Direzione offre non solo al giudizio della scienza medica, ma eziandio a quella della statistica tutti gli estremi per i quali la prima fatta tesoro di esperienze giudica anche della bontà dei sistemi; la seconda ne raccoglie tutti i risultati che riferisce ad un più vasto campo di osservazioni…": così si legge nell'ordinanza della Direzione medica emanata il 15 luglio 1873, sottoscritta dal deputato amministratore Vincenzo Tommasini. Nei registri dal 1851 al 1899 compreso i dementi sono annualmente classificati come entrati, usciti, morti, recidivi. Per ciascun gruppo sono previste le seguenti voci, qui riportate nella dizione originaria: numero progressivo; ammissione nello spedale (anno, mese, giorno); nomenclatura degli ammalati (cognome e nome); stato civile; patria; domicilio; età; professione; modo di vivere; cause (fisiche, morali, miste); classe e genere di pazzia; prognostico (probabilmente sanabile, probabilmente insanabile); giorno (della sortita, della morte); guarito perfettamente; migliorato; rimasto per l'anno seguente; causa della morte; osservazioni.
A partire dal 1900 cambia parzialmente la intitolazione delle singole voci, risultando così articolata: numero d'ordine; ammissione nell'Istituto (anno, mese, giorno); cognome e nome; stato civile; età; luogo di nascita; provenienza o domicilio; professione; cause forma morbosa; data della dimissione; guarigione; miglioramento; senza miglioramento; trasferimento; non constatata pazzia; data del decesso; osservazioni. Rispetto alla tipologia precedente le variazioni riguardano essenzialmente la parte relativa alla diagnosi: la voce più generica "forma morbosa" ha sostituito le numerose voci relative alle cause e al genere della pazzia e al "modo di vivere" del ricoverato; si è introdotta la voce "non constatata pazzia", non prevista in precedenza.
A partire dal 1903 alla tradizionale partizione interna tra esistenti, entrati, usciti, morti e recidivi si aggiunge la voce "succursali" per i trasferiti a Ceccano, Teramo, Imola e, dal 1907, Ancona.
Eccetto la prima unità, intitolata "Repertorio rettorale dei poveri dementi", le altre hanno titolo "Registro statistico-medico-nosologico degli infermi entrati, guariti e morti" fino all'anno 1894. Dal 1895 al 1908 prendono il titolo di "Registro statistico", successivamente quello di "Giornale".
Non esistono mezzi di corredo della documentazione, a eccezione di due rubricelle (regg. 152 e 157) utili per le ricerche nei registri dal 1851 al 1870, ove sono riportati i nominativi degli entrati (alcuni ingressi risalgono al 1817) e il numero loro attribuito nel registro statistico. Risultano dispersi i registri relativi agli anni 1896-1898.
L'unità 151, "Rubricella degli entrati negli anni 1817-1862", è divisa nelle sezioni "uomini" e "donne", riporta per ciascun ricoverato l'anno d'ingresso nell'Ospedale e il numero attribuitogli nel registro statistico-medico-nosologico.
L'unità 156 è una rubrica, relativa agli uomini, riassuntiva delle posizioni dei ricoverati rimasti nell'Ospedale dal 1862 al 1870.
Il registro 172, strutturato come gli altri, riporta la situazione dei trasferiti negli istituti di Imola, Teramo e Ceccano.
Il registro 175 è uguale al precedente ma con delle correzioni; sembra un originale annullato a causa degli errori.