Le circolari sono raccolte per buona parte in volume annuale rilegato. Alcuni anni hanno volumi doppi. Manca il volume relativo al 1973. Molto presto nella Sottoserie “Circolari” sono state comprese anche documenti di corrispondenza diretti a singoli. Dopo il 1995 le circolari sono raccolte in faldoni con la dicitura “Protocollo circolari”  fino alla metà degli anni 2000 (2005) quando le circolari sono inviate via posta elettronica. Da quella data le circolari e l’altra documentazione in uscita si mescolano.

Nei primi anni la distinzione tra circolari (in partenza) e lettere (in partenza) è molto netta: le prime sono rilegate nelle "Circolari", le seconde nel "Velinario". Dopo gli anni 1970 la distinzione si fa sfumata fino a scomparire del tutto perché nel “Velinario” sono comprese anche circolari e documenti interi. Dopo il 1967 sono stati trovati registri di protocollo che segnano la corrispondenza in arrivo e in partenza e assegnano un numero di protocollo a ciascuna comunicazione (numero che non sempre è riportato nella corrispondenza).